Vollmacht für die Eigentümer­versammlung: Form, Inhalt, Grenzen

Das Gesetz sagt es in einem Satz: „Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform“ (§ 25 Abs. 3 WEG¹). Textform ist eine lesbare Erklärung, die Sie als Absender nennt, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB²). Ein Brief, eine E-Mail oder ein PDF reichen also. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig.

Die Regel gilt seit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020. Sie soll Unsicherheiten darüber beseitigen, wer in der Versammlung wen vertritt. Nach der Begründung des Gesetzes geht das notfalls noch während der Versammlung, etwa per E-Mail oder anderer elektronischer Nachricht (BT-Drucksache 19/18791, S. 73³).

Darf der Verwalter eine Vollmacht per E-Mail zurückweisen?

Nein, nicht mit dem Hinweis, es fehle die Originalurkunde. Die allgemeine Regel, nach der man eine Vertretung ohne vorgelegte Vollmachtsurkunde zurückweisen kann (§ 174 BGB), tritt hinter § 25 Abs. 3 WEG zurück. Eine Vollmacht in Textform kann deshalb nicht mehr nach dieser Vorschrift zurückgewiesen werden (BT-Drucksache 19/18791, S. 73³).

Und eine mündliche Vollmacht?

Ob eine Vollmacht ohne Textform unwirksam ist oder nur zurückgewiesen werden darf, hat der Gesetzgeber bewusst offengelassen (BT-Drucksache 19/18791, S. 73³). Verlassen Sie sich nicht darauf: Ohne Textform riskieren Sie, dass Ihre Stimme nicht zählt.

Grundsätzlich kann sich jeder Eigentümer durch eine beliebige andere Person vertreten lassen (BGH, V ZR 250/18, Rn. 8⁴). Viele Gemeinschaftsordnungen schränken das ein, etwa auf den Ehegatten, einen anderen Eigentümer oder den Verwalter. Eine solche Vertretungsklausel ist wirksam. Sie soll Einflüsse von außen fernhalten: Die Eigentümer sollen Meinungsverschiedenheiten möglichst unter sich austragen (Rn. 9, 14⁴).

Was die Klausel erlaubt und was nicht

• Den Kreis der erlaubten Vertreter darf man nicht zu eng ziehen, denn das Stimmrecht gehört zum Kernbereich Ihrer Rechte als Eigentümer (Rn. 12⁴).
• Gehört die Wohnung einer Firma, darf sie auch einen eigenen Beschäftigten schicken und einen Beschäftigten der Konzerngesellschaft, die ihre Wohnungen verwaltet (Rn. 9 bis 13⁴).
• Einen eigenen Verwalter Ihrer Wohnung (Sondereigentumsverwalter), den Sie mit allen Angelegenheiten der Wohnung betraut haben, dürfen Sie unter einer solchen Klausel nicht schicken (Rn. 14⁴).

Gehört Ihre Wunschperson nicht zum erlaubten Kreis, bevollmächtigen Sie jemanden, der dazugehört, und geben ihm Weisungen mit (Abschnitt 5).

Den Verwalter bevollmächtigen

Liegt der Einladung ein Vordruck bei, der den Verwalter als Vertreter vorsieht, können Sie ihn nutzen oder einen anderen Namen eintragen. Geht es um den Verwalter selbst, etwa um seine Wiederwahl oder seinen Vertrag, geben Sie ihm eine klare Weisung oder bevollmächtigen Sie jemand anderen.

Ein bestimmtes Muster schreibt das Gesetz nicht vor. Damit der Versammlungsleiter die Vollmacht ohne Rückfrage zuordnen kann, sollte sie die folgenden Angaben enthalten. Haken Sie ab, was Ihre Vollmacht schon enthält, oder drucken Sie die Liste aus und schreiben Sie danach.

Schicken Sie die Vollmacht vorab an den Verwalter oder geben Sie sie Ihrem Vertreter mit, ausgedruckt oder auf dem Handy. Woran Sie eine vollständige Einladung erkennen, zeigt die Checkliste im Ratgeber Einladung zur Eigentümerversammlung.

Ihr Vertreter stimmt in Ihrem Namen, seine Stimme wirkt wie Ihre eigene (§ 164 Abs. 1 BGB⁵). Ohne Weisung entscheidet er selbst. Schreiben Sie deshalb zu den Punkten, die Ihnen wichtig sind, wie er stimmen soll. An Weisungen ist er gebunden; abweichen darf er nur, wenn er annehmen darf, dass Sie das bei Kenntnis der Lage billigen würden (§ 665 BGB⁶).

Untervollmacht

Kann Ihr Vertreter kurzfristig selbst nicht kommen, hilft eine Untervollmacht. Ob er die Vollmacht weitergeben darf, sollte deshalb in der Vollmacht stehen. Auch die weitergegebene Vollmacht braucht Textform (§ 25 Abs. 3 WEG¹).

Widerruf

Eine Vollmacht können Sie jederzeit widerrufen (§ 168 BGB⁵), gegenüber Ihrem Vertreter oder gegenüber dem Verwalter (§ 168 Satz 3, § 167 Abs. 1 BGB⁵). Wollen Sie doch selbst kommen, sagen Sie es dem Verwalter vor Beginn der Versammlung.

Mehrere Wohnungen, mehrere Eigentümer

Jeder Eigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG¹), auch mit mehreren Wohnungen, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt; mehr dazu im Ratgeber Eigentümergemeinschaft. Gehört eine Wohnung mehreren, können sie ihre Stimme nur einheitlich abgeben. Kommt nur einer, sollte er eine Vollmacht der anderen dabeihaben. Wie viele Eigentümer eine Person vertreten darf, begrenzt das Gesetz nicht.

Ein eigenes Recht, an der Versammlung teilzunehmen, haben die Eigentümer. Es folgt aus ihrer Mitgliedschaft in der Gemeinschaft; wer nicht selbst kommt, kann sich vertreten lassen (BGH, V ZR 123/23, Rn. 12⁹). Andere Personen, etwa Angehörige, nehmen als Ihre Vertreter teil. Den Vorsitz führt der Verwalter, wenn die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG⁸).

Online statt Vollmacht

Haben die Eigentümer beschlossen, dass man auch online teilnehmen kann, dürfen Sie das nutzen (§ 23 Abs. 1 WEG⁷). Sie müssen es aber beim Verwalter verlangen; von sich aus muss er die Zugangsdaten nicht schicken (BGH, V ZR 123/23, Rn. 24⁹). Seit Oktober 2024 kann eine Versammlung auch ganz virtuell stattfinden, wenn mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen das beschließen (§ 23 Abs. 1a WEG⁷); mehr dazu im Abschnitt WEG-Reform.

Sie können nicht – wird die Versammlung verschoben?

In der Regel nicht. Dass einzelne Eigentümer verhindert sind, zwingt nur in Ausnahmefällen zu einer Verlegung. Geschützt sind sie dadurch, dass sie sich vertreten lassen können (BGH, V ZR 123/23, Rn. 15⁹).

Weist der Versammlungsleiter eine gültige Vollmacht zurück, schließt er Sie zu Unrecht von der Abstimmung aus. Das macht die Beschlüsse anfechtbar. Im Fall des Bundesgerichtshofs wurde so die Wiederwahl eines Verwalters für ungültig erklärt (BGH, V ZR 250/18, Rn. 4 bis 7⁴). Klagen müssen Sie innerhalb eines Monats nach der Versammlung, begründen innerhalb von zwei Monaten (§ 45 WEG¹⁰).

Hat umgekehrt jemand ohne gültige Vollmacht mitgestimmt, wird der Beschluss in der Regel nur dann für ungültig erklärt, wenn das Ergebnis ohne diese Stimme anders hätte ausfallen können (BGH, V ZR 159/19, Rn. 18¹¹).

So vermeiden Sie Streit

• Prüfen Sie Ihre Gemeinschaftsordnung auf eine Vertretungsklausel.
• Schicken Sie die Vollmacht in Textform vorab an den Verwalter.
• Geben Sie sie Ihrem Vertreter zusätzlich mit, ausgedruckt oder auf dem Handy.

Wie abgestimmt wurde, steht im Protokoll. Was darin stehen muss und wann es vorliegen muss, erklärt der Ratgeber Protokoll der Eigentümerversammlung.