Aufgaben des Verwaltungs­beirats: prüfen, überwachen, vertreten

Den Kernauftrag fasst das Gesetz in einen Satz: Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG¹). Das Überwachen kam mit der Reform vom 1. Dezember 2020 hinzu, um der gestiegenen Bedeutung des Beirats Rechnung zu tragen (BT-Drs. 19/22634, S. 472). Dazu kommen vier konkrete Aufgaben:

• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er vor den Beschlüssen prüfen und mit einer Stellungnahme versehen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG¹).
• Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, darf der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG³).
• Die Niederschrift der Versammlung unterschreibt neben dem Vorsitzenden und einem Eigentümer auch der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG³).
• Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG⁴, Abschnitt 4).

Was der Beirat nicht darf

Entscheidungen bleiben bei der Versammlung, die laufenden kleinen und eiligen Maßnahmen beim Verwalter (§ 27 WEG⁵). Das Recht zur Überwachung gibt dem Beirat ausdrücklich nicht das Recht, sich die Kompetenzen des Verwalters anzueignen (BT-Drs. 19/22634, S. 472). Die Versammlung kann aber beschließen, dass einzelne Handlungen des Verwalters, etwa Zahlungen ab einem bestimmten Betrag, die Zustimmung eines Eigentümers brauchen, zum Beispiel des Beiratsvorsitzenden (§ 27 Abs. 2 WEG⁵; BT-Drs. 19/18791, S. 756). Ein Pflichtgremium ist der Beirat nicht: Die Eigentümer können ihn bestellen, müssen es aber nicht (§ 29 Abs. 1 WEG¹). Wie Versammlung, Verwalter und Beirat zusammenspielen, steht im Ratgeber Eigentümergemeinschaft.

Die Prüfung findet vor der Versammlung statt, in der über Vorschüsse und Nachzahlungen beschlossen wird; ihr Ergebnis ist eine Stellungnahme an die Eigentümer (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG¹). Rechnungslegungen und Kostenanschläge nennt das Gesetz seit der Reform nicht mehr als eigenen Prüfgegenstand; Rechnungen und Kostenanschläge prüft der Beirat aber weiterhin, soweit sie Grundlage von Plan oder Abrechnung sind (BT-Drs. 19/18791, S. 786).

Unterlagen anfordern darf jedes Beiratsmitglied wie jeder Eigentümer: Es hat Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG⁷; BT-Drs. 19/18791, S. 786). Was Plan, Abrechnung und Vermögensbericht enthalten müssen, steht in § 28 WEG⁸; wie der Wirtschaftsplan aufgebaut ist, im Ratgeber Wirtschaftsplan der WEG. Die folgende Liste lässt sich abhaken und drucken; die Häkchen bleiben nur, solange die Seite offen ist.

Grundlage der Liste: Abrechnung und Plan enthalten die Einnahmen und Ausgaben, der Vermögensbericht den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen (§ 28 Abs. 1, 2 und 4 WEG⁸); verteilt wird nach Miteigentumsanteilen, soweit nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist (§ 16 Abs. 2 WEG⁹). Was der Verwalter ohne Beschluss ausgeben darf, regelt § 27 WEG⁵.

Die Gemeinschaft vertreten

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft, und zwar schon kraft Gesetzes; einen eigenen Beschluss dafür braucht es nicht. Alternativ kann die Versammlung einen anderen Eigentümer ermächtigen (§ 9b Abs. 2 WEG⁴; BT-Drs. 19/22634, S. 432). Der Gesetzgeber hatte dabei vor allem im Blick, dass der Beirat Ansprüche der Gemeinschaft gegen den Verwalter durchsetzt (S. 472). Auch den Verwaltervertrag unterschreibt er für die Gemeinschaft.

Einberufen, wenn der Verwalter ausfällt

Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, eine Versammlung einzuberufen, darf das der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 3 WEG³). Pflichtwidrig ist die Weigerung zum Beispiel, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer die Versammlung in Textform mit Zweck und Gründen verlangt hat (§ 24 Abs. 2 WEG³). Den Beirat selbst beruft sein Vorsitzender nach Bedarf ein (§ 29 Abs. 1 WEG¹).

Einen neuen Verwalter vorbereiten

Bei einem Wechsel kann der Beirat die Angebote einholen und aufbereiten; entscheiden muss die Versammlung. Für einen neuen Verwalter braucht sie Vergleichsangebote (BGH, Urteil vom 1. April 2011, V ZR 96/10¹⁰), und die Eigentümer sollen die Angebote oder wenigstens Namen und Eckdaten schon innerhalb der Einladungsfrist bekommen (BGH, Urteil vom 24. Januar 2020, V ZR 110/19¹¹). Laufzeit und Vergütung legt die Versammlung zusammen mit der Bestellung fest (BGH, Urteil vom 27. Februar 2015, V ZR 114/14¹²). Wie Abberufung und Wechsel ablaufen, steht im Ratgeber Hausverwaltung kündigen und wechseln.

In den Beirat bestellt werden können Wohnungseigentümer (§ 29 Abs. 1 WEG¹). Dazu gehören auch juristische Personen wie eine Gemeinde oder eine Firma, nicht aber ihre gesetzlichen Vertreter oder bevollmächtigten Beschäftigten, die selbst keine Eigentümer sind, es sei denn, die Gemeinschaft hat etwas anderes vereinbart. Nennt ein Beschluss eine solche Person, ist im Zweifel die Firma selbst gewählt. Den Beirat für Dritte ohne Eigentum zu öffnen, wurde bei der Reform erwogen und verworfen (BGH, Urteil vom 4. Juli 2025, V ZR 225/24¹³).

Größe, Vorsitz, Amtszeit

Gewählt wird per Beschluss mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG¹⁴). Die feste Zahl von drei Mitgliedern ist seit der Reform weggefallen: Die Versammlung legt die Größe fest, auch ein einziges Mitglied ist möglich, das dann zugleich Vorsitzender ist. Bei mehreren Mitgliedern braucht es einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter (§ 29 Abs. 1 WEG¹); bestimmen kann sie die Versammlung, sonst die Mitglieder selbst (BT-Drs. 19/18791, S. 786). Eine Amtszeit oder Regeln zur Abberufung nennt das Gesetz nicht. Legen Sie beides deshalb im Bestellungsbeschluss fest.

Wer unentgeltlich im Beirat sitzt, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG¹). Diese Erleichterung soll mehr Eigentümer dazu bringen, sich ehrenamtlich zu engagieren (BT-Drs. 19/18791, S. 796). Wird ein Mitglied bezahlt, gilt der allgemeine Maßstab: Es hat Vorsatz und jede Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 276 Abs. 1 BGB¹⁵).

Eine Vergütung für den Beirat sieht das Gesetz nicht vor; die Versammlung kann eine beschließen. Wer seine tatsächlichen Auslagen ersetzt bekommt, etwa Porto oder Fahrtkosten, bleibt unentgeltlich tätig, denn der Ersatz von Aufwendungen gehört zum unentgeltlichen Auftrag (§§ 662, 670 BGB¹⁶). Wer die Haftungserleichterung behalten will, lässt sich deshalb nur Auslagen ersetzen und keine Pauschale darüber hinaus zahlen.