Protokoll der Eigentümer­versammlung: Pflicht, Frist, Fehler

Ja, das Protokoll ist Pflicht. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG¹). Das gilt für die jährliche wie für jede außerordentliche Versammlung. Den Vorsitz führt der Verwalter, wenn die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG¹). Unterschreiben müssen der Vorsitzende, ein Eigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG¹). Was der Beirat sonst tut, erklärt der Ratgeber Aufgaben des Verwaltungsbeirats.

Der Beschluss entsteht in der Versammlung

Ein Beschluss kommt zustande, wenn der Versammlungsleiter das Ergebnis feststellt und verkündet. Diese Verkündung legt auch den Inhalt fest (BGH, V ZR 51/23, Rn. 6⁹). Das Protokoll hält das Ergebnis fest, es schafft den Beschluss nicht.

Wenn die Gemeinschaftsordnung mehr verlangt

Manche Gemeinschaftsordnungen machen die Gültigkeit von Beschlüssen davon abhängig, dass das Protokoll von bestimmten Personen unterschrieben ist. Eine solche Protokollierungsklausel ist wirksam. Fehlt eine vorgeschriebene Unterschrift, ist der Beschluss auf eine Anfechtung hin für ungültig zu erklären (BGH, V ZR 178/11, Rn. 16¹¹). War nur der Verwalter anwesend, der zugleich die Mehrheit hält, genügt seine Unterschrift (BGH, V ZR 203/14¹²).

Das Gesetz verlangt das Protokoll „unverzüglich“ (§ 24 Abs. 6 WEG¹), also ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB⁴). Eine feste Zahl von Tagen steht nirgends. Nach der Begründung des Gesetzes ist es unverzüglich nach dem Ende der Versammlung zu erstellen, damit vor allem Eigentümer, die nicht da waren, sich rasch über die Beschlüsse informieren können (BT-Drucksache 19/18791, S. 72³).

Zusenden oder einsehen?

Eine Pflicht, das Protokoll zu verschicken, enthält das Gesetz nicht. Jeder Eigentümer kann aber Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, und dazu gehören die Niederschriften (§ 18 Abs. 4 WEG², BT-Drucksache, S. 72³). Ob verschickt wird, können der Verwaltervertrag oder ein Beschluss regeln.

Die Anfechtungsfrist läuft trotzdem

Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG⁵). Gezählt wird ab dem Versammlungstag, auch wenn das Protokoll noch fehlt. Wer die Begründung zu spät einreicht, verliert den Prozess, soweit der Beschluss nicht ohnehin nichtig ist, denn die Frist ist eine Ausschlussfrist (BGH, V ZR 28/22, Rn. 7¹³).

Waren Sie ohne eigenes Verschulden gehindert, die Frist einzuhalten, können Sie Wiedereinsetzung beantragen, innerhalb von zwei Wochen, nachdem das Hindernis weggefallen ist (§ 45 Satz 2 WEG⁵, §§ 233, 234 ZPO⁶). Bauen Sie nicht darauf: Fordern Sie das Protokoll beim Verwalter in Textform an, verlangen Sie notfalls Einsicht und notieren Sie sich die Fristen aus dem Rechner.

Wählen Sie den Tag der Versammlung. Der Rechner nennt den letzten Tag für die Klage und für die Begründung. Fällt das Ende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 193 BGB⁷). Ein Beispiel aus der Rechtsprechung: Nach einer Versammlung am 10. November 2022 ging die Klage am Montag, dem 12. Dezember, beim Gericht ein, als die Klagefrist noch lief; der 10. Dezember war ein Samstag. Verloren hat der Kläger trotzdem, weil er die Zustellung der Klage verzögert hatte (BGH, V ZR 124/25, Rn. 1, 4, 6¹⁴).

Vorgeschrieben ist eine Niederschrift über die gefassten Beschlüsse (§ 24 Abs. 6 WEG¹). Wie ausführlich, sagt das Gesetz nicht; ein Wortprotokoll der Diskussion ist nicht verlangt. Die Zahl der gültigen Ja- und Nein-Stimmen festzustellen, ist Aufgabe des Versammlungsleiters (BGH, V ZR 67/25, Rn. 9¹⁰). Damit das Protokoll die Beschlüsse sicher belegt, sollte es diese Angaben enthalten, darunter die Vollmachten zur Eigentümerversammlung:

Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum, der schriftlichen Beschlüsse und der Urteilsformeln, soweit sie nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Angefochtene oder aufgehobene Beschlüsse werden vermerkt, und jeder Eigentümer kann auf Verlangen Einsicht nehmen (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG¹). Wie Beschlüsse ohne Versammlung zustande kommen, erklärt der Ratgeber Umlaufbeschluss in der WEG.

Vor dem Kauf einer Wohnung lesen

Protokolle und Beschluss-Sammlung zeigen, was die Gemeinschaft beschlossen hat, etwa eine Sanierung oder eine Sonderumlage. Das betrifft auch Käufer: Wer Eigentümer wird, haftet für eine Sonderumlage, die erst nach dem Eigentumswechsel fällig wird, auch wenn sie vorher beschlossen wurde (BGH, V ZR 257/16¹⁵). Einsicht in die Beschluss-Sammlung bekommt auch, wen ein Eigentümer dazu ermächtigt, zum Beispiel ein Kaufinteressent (§ 24 Abs. 7 WEG¹). Mehr dazu steht im Ratgeber zur Sonderumlage.

Maßgeblich ist, was der Versammlungsleiter in der Versammlung festgestellt und verkündet hat; das Protokoll gibt es nur wieder (BGH, V ZR 51/23, Rn. 6⁹).

Fehler beim Aufschreiben

Weicht das Protokoll vom verkündeten Ergebnis ab, bitten Sie den Verwalter in Textform um Berichtigung. Nennen Sie, was verkündet wurde und wer es bezeugen kann, etwa andere Teilnehmer.

Falsches Ergebnis verkündet

Hat der Versammlungsleiter selbst ein falsches Ergebnis verkündet, etwa weil er Stimmen falsch gezählt hat, hilft nur die Klage: die Anfechtung, verbunden mit dem Antrag, das richtige Ergebnis festzustellen (BGH, V ZR 51/23, Rn. 5, 6⁹). Auch dafür gilt die Monatsfrist ab der Versammlung (§ 45 WEG⁵).

Wenn eine Angabe fehlt

Fehlt im Protokoll etwa die Zahl der Ja-Stimmen, macht das den Beschluss nicht nichtig. Rügen können Sie es nur innerhalb der Anfechtungsfrist (BGH, V ZR 67/25, Rn. 9¹⁰). Wie die Anfechtung abläuft, steht im Ratgeber Eigentümergemeinschaft; ob schon die Einladung fehlerhaft war, prüfen Sie im Ratgeber Einladung zur Eigentümerversammlung.