Nicht umlagefähige Nebenkosten: was Sie als Vermieter selbst zahlen

Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Es sind die Kosten, die Ihnen als Eigentümer durch das Haus und seinen Gebrauch laufend entstehen. Ihr Mieter trägt sie nur, wenn Sie das vereinbart haben (§ 556 Abs. 1 BGB²). Welche Kosten dazugehören, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten (§ 2 BetrKV¹).

Zwei Gruppen sind ausdrücklich ausgenommen

Nicht dazu gehören die Verwaltungskosten: die Hausverwaltung, Ihre eigene Verwaltungsarbeit, Prüfungen des Jahresabschlusses und die Geschäftsführung. Ebenso wenig die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, also alles, was Mängel durch Abnutzung, Alterung oder Witterung beseitigt (§ 1 Abs. 2 BetrKV¹). Was nur einmal anfällt, etwa ein Kauf, zählt ebenfalls nicht, denn Betriebskosten müssen laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV¹).

Was im Mietvertrag stehen muss

Für die Kostenarten aus § 2 genügt der Satz, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt (BGH, VIII ZR 137/15³). Sonstige Betriebskosten nach Nummer 17 dürfen Sie dagegen nur umlegen, wenn der Vertrag sie einzeln nennt (BGH, VIII ZR 167/03⁴). Auch Umlegbares rechnen Sie wirtschaftlich ab (§ 556 Abs. 3 BGB²).

Ihre eigene Arbeit

Mähen Sie den Rasen oder reinigen Sie das Treppenhaus selbst, dürfen Sie diese Arbeit mit dem Betrag ansetzen, den ein Unternehmen dafür verlangen könnte, allerdings ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 BetrKV¹). Ihre Arbeit als Verwalter des Hauses bleibt dagegen Verwaltung und ist nicht umlegbar.

Die Liste zeigt jede Kostenart mit ihrer Grundlage, zuerst die nicht umlagefähigen. „Teils“ heißt: Ein Teil ist umlegbar, ein anderer nicht, oder es braucht eine eigene Vereinbarung im Mietvertrag.

Wartung oder Reparatur?

Bei der Heizung dürfen Sie die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit samt Einstellung durch eine Fachkraft umlegen (§ 2 Nr. 4 BetrKV¹). Was die Fachkraft repariert oder austauscht, ist Instandsetzung und bleibt bei Ihnen. Lassen Sie sich beides auf der Rechnung getrennt ausweisen, dann können Sie den umlegbaren Teil belegen. Für den Hauswart gilt dasselbe: Seine Arbeit für Haus und Grundstück ist umlegbar, Reparaturen, Schönheitsreparaturen und Verwaltung sind es nicht (§ 2 Nr. 14 BetrKV¹).

Ablesung und Abrechnung

Ablesen, Berechnen und Aufteilen von Wasser, Heizung und Warmwasser durch einen Dienstleister ist umlegbar (§ 2 Nr. 2 und 4 BetrKV¹). Die übrige Betriebskostenabrechnung zu erstellen, gehört zur Verwaltung, ob Sie es selbst tun oder eine Hausverwaltung.

Modernisierung

Was ein Haus verbessert, etwa neue Fenster mit besserer Dämmung, zählt ebenfalls nicht zu den Betriebskosten. Solche Kosten geben Sie nur über eine Mieterhöhung weiter: Die Jahresmiete darf um 8 % der für die Wohnung aufgewendeten Kosten steigen, ohne den Anteil, der ohnehin für die Erhaltung nötig gewesen wäre; weitere Grenzen bleiben (§ 559 BGB²).

Rauchwarnmelder

Kauf und Miete der Geräte zahlen Sie selbst; die Miete steht dem Kauf gleich (BGH, VIII ZR 379/20⁶). Die regelmäßige Prüfung dürfen Sie dagegen als sonstige Betriebskosten umlegen, wenn der Mietvertrag sie erfasst (BGH, VIII ZR 117/21⁹). Was in Niedersachsen sonst gilt, steht im Ratgeber Rauchmelderpflicht in Niedersachsen.

Leerstand und CO2-Kosten

Verteilen Sie nach Wohnfläche, tragen Sie den Anteil leer stehender Wohnungen grundsätzlich selbst (BGH, VIII ZR 159/05⁸). Bei den CO2-Kosten der Heizung zahlen Sie den Anteil, der sich aus dem Stufenmodell ergibt; eine Vereinbarung, nach der Ihr Mieter mehr trägt, ist unwirksam (§ 6 Abs. 1 CO2KostAufG⁷). Die Stufen stehen im Überblick Pflichten als Vermieter.

Vermietete Eigentumswohnung

Das Hausgeld an die Gemeinschaft ist nicht dasselbe wie die Betriebskosten. Die Vergütung des WEG-Verwalters ist Verwaltung, die Erhaltungsrücklage dient der Erhaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG⁵); beides tragen Sie selbst. Wie Sie die übrigen Teile aufteilen, zeigt der Ratgeber Hausgeld auf den Mieter umlegen.

Stehen Verwaltungs- oder Reparaturkosten trotzdem in der Abrechnung, kann Ihr Mieter widersprechen. Für Einwendungen hat er zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB²). Nach Ablauf der Frist ist grundsätzlich auch der Einwand ausgeschlossen, solche Kosten dürften gar nicht umgelegt werden, ebenso der Einwand, für eine Kostenart fehle die Vereinbarung im Mietvertrag (BGH, VIII ZR 209/15 und 279/06¹⁰). Um zu prüfen, darf Ihr Mieter die Belege einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB²).

So erkennen Sie nicht umlagefähige Posten

Ordnen Sie jeden Posten einer Nummer aus § 2 BetrKV zu. Aufmerksam sollten Sie bei Wörtern wie Reparatur, Austausch, Verwaltung, Rücklage, Kontoführung oder Anschaffung werden, ebenso bei Sammelposten ohne klare Kostenart. In den Belegen sehen Sie, ob eine Rechnung neben Wartung auch Reparaturen enthält.

Für Sie als Vermieter heißt das: Nehmen Sie nicht umlagefähige Posten aus der Abrechnung, bevor sie rausgeht, und lassen Sie gemischte Rechnungen aufteilen. Wie die Fristen genau laufen, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung zu spät.

In der Steuererklärung

Was Sie nicht umlegen können, mindert als Werbungskosten Ihre Einkünfte aus Vermietung (§§ 9, 21 EStG¹¹). Abziehen dürfen Sie es in dem Jahr, in dem Sie zahlen (§ 11 Abs. 2 EStG¹¹). Eine Ausnahme gilt für die Erhaltungsrücklage: Ihre Zahlungen sind erst dann Werbungskosten, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt (BFH, IX R 19/24¹²).

Auch die umlegbaren Kosten, die Sie zunächst bezahlen, sind Werbungskosten. Im Gegenzug zählen die Vorauszahlungen und Nachzahlungen Ihres Mieters zu Ihren Einnahmen (§ 8 Abs. 1 EStG¹¹). Was Ihr Ergebnis tatsächlich mindert, sind also die Kosten, die Sie nicht umlegen.

Mit wie viel je Quadratmeter rechnen?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Was bei Ihnen bleibt, hängt vom Zustand des Hauses, von der Verwaltung und von Ihrem Mietvertrag ab. Einen Anhaltspunkt geben die Modellwerte der Immobilienwertermittlungsverordnung. Für 2021 setzt sie 11,70 € Instandhaltung je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr an, dazu 298 € Verwaltung je Wohnung und 357 € je Eigentumswohnung. Die Werte werden jährlich mit dem Verbraucherpreisindex fortgeschrieben (Anlage 3 ImmoWertV¹³). Für 2026 ergeben sich so rund 14,40 € je Quadratmeter, 367 € und 439 €.

Beispiel, keine Bewertung

Bei einer Eigentumswohnung mit 70 m² wären das nach dem Modell rund 1.008 € Instandhaltung und 439 € Verwaltung im Jahr, zusammen etwa 121 € im Monat, die Sie nicht umlegen können.