Nebenkosten­abrechnung zu spät: bis wann sie da sein muss und was dann gilt

Das Gesetz spricht von Betriebskosten. Zahlt Ihr Mieter darauf Vorauszahlungen, rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung ist ihm „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“ (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB¹). Rechnen Sie nach Kalenderjahr ab, endet die Frist für 2025 also am 31. Dezember 2026. Endet Ihr Abrechnungszeitraum an einem anderen Monatsletzten, etwa am 30. Juni, ist es dieser Tag ein Jahr später.

Es zählt der Zugang, nicht der Poststempel

Mitgeteilt ist die Abrechnung erst mit dem Zugang beim Mieter. Sie rechtzeitig abzuschicken, genügt nicht. Geht der Brief verloren oder kommt er zu spät, tragen Sie das Risiko, denn die Post handelt für Sie. Dass Sie einen Brief abgeschickt haben, beweist auch nicht, dass er angekommen ist (BGH, VIII ZR 107/08²).

Wochenende und Feiertage

Die Fristregeln des BGB gelten auch hier (§§ 186 bis 188 BGB³). Auf den nächsten Werktag verschiebt § 193 BGB ein Fristende, das auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, aber nur bei Willenserklärungen und Leistungen. Ob das für die Abrechnung gilt, ist nicht geklärt: Der Bundesgerichtshof sieht in ihr einen bloßen Rechenvorgang (VIII ZR 263/09⁴) und nennt für das Abrechnungsjahr 2004 den 31. Dezember 2005 als Fristende, einen Samstag (VIII ZR 107/08²). Verlassen Sie sich deshalb nicht auf den Montag: Fällt der letzte Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, sorgen Sie für Zugang an einem Werktag davor. Im Jahr 2028 ist der 31. Dezember ein Sonntag.

Was als Abrechnung zählt

Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. In Häusern mit mehreren Wohnungen gehören dazu regelmäßig die Gesamtkosten, die erläuterten Verteilerschlüssel, der Anteil des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Ob jede Zahl stimmt, ist für die Frist gleich. Einen inhaltlichen Fehler zulasten des Mieters können Sie nach Fristablauf aber nicht mehr korrigieren, außer Sie haben ihn nicht zu vertreten (BGH, VIII ZR 115/04⁵). Welche Kosten überhaupt hineingehören, zeigt der Ratgeber Nicht umlagefähige Nebenkosten.

Tragen Sie den letzten Tag Ihres Abrechnungszeitraums ein. Ist die Abrechnung schon beim Mieter, auch den Tag, an dem sie ankam. Dann zeigt der Rechner, ob sie rechtzeitig war und bis wann Ihr Mieter Einwendungen erheben kann.

Nach Ablauf der Frist ist nur die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB¹). Ihre Pflicht, jährlich abzurechnen, bleibt. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, zahlen Sie es auch nach Fristende aus. Ein Mieter, der eine Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten hat, prüft deshalb zuerst das Datum, an dem sie ankam.

Wenn der Mieter schon gezahlt hat

Hat Ihr Mieter eine Nachforderung bezahlt, die wegen der Frist ausgeschlossen war, kann er das Geld zurückverlangen (BGH, VIII ZR 94/05⁶).

Gar keine Abrechnung: Vorauszahlungen zurück?

Im laufenden Mietverhältnis nicht. Ihr Mieter darf aber seine laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Dieses Zurückbehaltungsrecht schützt ihn ausreichend (BGH, VIII ZR 191/05⁷). Ist er ausgezogen, kann er die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen, soweit er sie nicht schon während der Mietzeit zurückhalten konnte (BGH, VIII ZR 57/04 und 315/11⁸).

Nach Fristablauf dürfen Sie nur nachfordern, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Dann müssen Sie konkret darlegen, was Sie unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen (BGH, VIII ZR 249/15⁹). Für Fehler von Personen, die Sie mit der Abrechnung oder ihrer Zustellung betrauen, haften Sie wie für eigene (§ 278 BGB¹⁰). Solche Personen heißen Erfüllungsgehilfen.

Wenn die Hausverwaltung zu spät abrechnet

Haben Sie eine Mietverwaltung mit der Nebenkostenabrechnung beauftragt, ist ihre Verspätung gegenüber dem Mieter Ihre Verspätung (§ 278 BGB¹⁰). Sie verlieren die Nachzahlung genauso, als hätten Sie selbst zu spät abgerechnet.

Wenn die Hausgeldabrechnung der WEG fehlt

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung warten viele Vermieter auf die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Die Frist gilt trotzdem. Der Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung ist keine Voraussetzung für Ihre Abrechnung. Eine Klausel im Mietvertrag, nach der erst danach abgerechnet wird, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB¹).

Der WEG-Verwalter ist zwar nicht Ihr Erfüllungsgehilfe. Entlastet sind Sie aber nur, wenn Sie konkret darlegen, was Sie selbst unternommen haben. Zumutbar ist, ihn rechtzeitig zur Vorlage der Jahresabrechnung aufzufordern, Einsicht in die Unterlagen zu verlangen und notfalls gerichtlich gegen ihn vorzugehen; so das Landgericht in dem Fall, den der Bundesgerichtshof bestätigt hat (BGH, VIII ZR 249/15⁹). Welche Teile des Hausgelds Sie überhaupt umlegen dürfen, steht im Ratgeber Hausgeld auf den Mieter umlegen.

Wenn ein Bescheid später kommt

Setzt das Finanzamt etwa die Grundsteuer rückwirkend neu fest, haben Sie das nicht zu vertreten. Sie dürfen sich die Nachberechnung dieser Position in der Abrechnung vorbehalten (BGH, VIII ZR 264/12¹¹). Liegen die Unterlagen vor, fordern Sie im Regelfall innerhalb von drei Monaten nach (BGH, VIII ZR 220/05¹²).

Auch Ihr Mieter hat eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach ihrem Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Sätze 5 und 6 BGB¹). Erhält er die Abrechnung am 16. November 2026, endet seine Frist am 16. November 2027.

Um die Abrechnung zu prüfen, darf er die Belege einsehen. Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB¹). Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB¹³).

Und Ihre Steuererklärung?

Sie hängt nicht an der Abrechnung. Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie Ihnen zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem Sie sie zahlen (§ 11 EStG¹⁴). Eine Nachzahlung für 2025, die erst 2026 eingeht, ist also eine Einnahme des Jahres 2026.

Welche Pflichten als Vermieter sonst jedes Jahr wiederkommen, zeigt mein Überblick Pflichten als Vermieter.