Aufgaben einer Hausverwaltung: was sie tun muss und was nicht

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gibt dem Verwalter feste Aufgaben im Jahreslauf: die Versammlung einberufen und leiten, die Beschlüsse protokollieren und sammeln (§§ 23, 24 WEG¹) und jedes Jahr Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht aufstellen (§ 28 WEG²). Den Vermögensbericht bekommt jeder Eigentümer. Ob der Beirat vorher prüft, hängt davon ab, ob die Gemeinschaft einen bestellt hat (§ 29 Abs. 2 WEG³).

Daneben laufen Aufgaben ohne festen Termin. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich, schließt also Verträge in ihrem Namen, etwa mit Handwerkern, Versorgern und Versicherern (§ 9b Abs. 1 WEG⁴). Erhebt ein Eigentümer Klage gegen einen Beschluss, muss der Verwalter alle Eigentümer unverzüglich davon unterrichten (§ 44 Abs. 2 WEG⁵). Wie Wirtschaftsplan, Hausgeld und Abrechnung zusammenhängen, steht im Ratgeber Eigentümergemeinschaft.

Wer die Umsetzung schuldet

Seit der Reform vom 1. Dezember 2020 ist die Gemeinschaft selbst verpflichtet, Beschlüsse umzusetzen. Der Verwalter erledigt das als ihr ausführendes Organ (BGH, V ZR 263/21⁶; BT-Drs. 19/18791, S. 757). Für Sie macht das einen Unterschied, wenn etwas schiefgeht: Ihr Ansprechpartner ist rechtlich die Gemeinschaft, nicht der Verwalter persönlich (Abschnitt 5).

Ohne Beschluss darf und muss der Verwalter zweierlei: Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung treffen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, und alles tun, was nötig ist, um eine Frist zu wahren oder einen Nachteil abzuwenden (§ 27 Abs. 1 WEG⁸). Über alles andere beschließt die Versammlung (§ 19 Abs. 1 WEG⁹).

Was untergeordnet ist, misst sich an Ihrer Anlage. Je größer sie ist, desto mehr darf der Verwalter allein. Je nach Größe können auch Reparaturen, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge oder Klagen auf ausstehendes Hausgeld dazugehören (BT-Drs. 19/18791, S. 757).

Die Grenze in Euro legen Sie fest

Eine feste Summe nennt das Gesetz nicht. Die Eigentümer können die Befugnisse des Verwalters aber per Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG⁸): mit einer Wertgrenze je Auftrag, mit einem Katalog von Maßnahmen oder mit der Regel, dass Zahlungen ab einem bestimmten Betrag die Zustimmung eines Eigentümers brauchen, etwa des Beiratsvorsitzenden. Steht so ein Beschluss in Ihrer Beschluss-Sammlung, kennen Sie die Grenze Ihrer Anlage.

Nach außen gilt seine Unterschrift

Solche Grenzen gelten nur zwischen Gemeinschaft und Verwalter. Gegenüber Handwerkern, Banken oder Versorgern ist seine Vertretungsmacht unbeschränkt; ein Vertrag, den er über die Grenze hinaus schließt, bindet die Gemeinschaft trotzdem (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG⁴). Ausnahmen sind Grundstückskauf- und Darlehensverträge: Sie darf er nur aufgrund eines Beschlusses schließen.

Hinter dem Wort Hausverwaltung stecken zwei verschiedene Aufträge. Die WEG-Verwaltung bestellt die Gemeinschaft per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG¹⁰); sie verwaltet, was allen gehört. Ihre vermietete Wohnung gehört Ihnen allein. Wer sich um sie und Ihren Mieter kümmern soll, beauftragen Sie selbst: mit einer Mietverwaltung, bei Eigentumswohnungen auch Sondereigentumsverwaltung genannt. Übernimmt dieselbe Firma beides, sind das zwei Verträge. Gehört Ihnen ein ganzes Mietshaus, das nicht in Wohnungseigentum aufgeteilt ist, gibt es keine Gemeinschaft und nur die Mietverwaltung.

Die Abrechnung für Ihren Mieter

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft rechnet Ihr Hausgeld ab, nicht die Nebenkosten Ihres Mieters. Die Betriebskostenabrechnung schulden Sie als Vermieter. Sie muss Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen; danach können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB¹¹). Die Zahlen dafür liefert die Jahresabrechnung der WEG. Eine Mietverwaltung erstellt die Abrechnung, wenn Ihr Vertrag das vorsieht.

Die Verwaltung zahlt nicht der Mieter

Die Vergütung beider Verwaltungen gehört zu den Verwaltungskosten. Sie sind keine Betriebskosten und lassen sich nicht auf den Mieter umlegen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV¹²). Was eine Verwaltung kostet und wie die Vergütung in der Gemeinschaft verteilt wird, steht im Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung?

Der WEG-Verwalter arbeitet für die Gemeinschaft, nicht für einzelne Eigentümer. Eine Vertretung einzelner Eigentümer sieht das Gesetz seit der Reform nicht mehr vor (BT-Drs. 19/18791, S. 487). Nicht zu seinen Aufgaben gehören deshalb Ihre Wohnung innen, Ihr Mietverhältnis und die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter, solange Sie ihn damit nicht eigens beauftragen.

Ihre Hebel, der Reihe nach

1. Einsicht nehmen: Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG¹³).
2. Beirat einschalten: Er überwacht den Verwalter und vertritt die Gemeinschaft ihm gegenüber, auch wenn Ansprüche durchzusetzen sind (§ 29 Abs. 2 WEG³, § 9b Abs. 2 WEG⁴; BT-Drs. 19/22634, S. 4714). Was er darf, steht im Ratgeber Aufgaben des Verwaltungsbeirats.
3. Versammlung verlangen: Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann sie in Textform mit Zweck und Gründen verlangen. Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, darf der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein dazu ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 2 und 3 WEG¹).
4. Abberufen: jederzeit, ohne wichtigen Grund. Sein Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG¹⁰). Wie der Wechsel abläuft, steht im Ratgeber Hausverwaltung kündigen und wechseln.

Entsteht Ihnen ein Schaden, weil der Verwalter seine Pflichten verletzt, richtet sich Ihr Anspruch seit der Reform gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter selbst. Sein Vertrag mit der Gemeinschaft schützt Sie nicht unmittelbar (BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 34/24¹⁵).

Wer gewerbsmäßig das Gemeinschaftseigentum einer WEG oder für andere Mietwohnungen verwaltet, braucht eine Erlaubnis der Behörde (§ 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO¹⁷). Er bekommt sie nur, wenn er zuverlässig ist, in geordneten Vermögensverhältnissen lebt und eine Berufshaftpflichtversicherung nachweist.

Zertifizierter Verwalter

So darf sich nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung bestanden hat. Gleichgestellt sind etwa Volljuristen, Immobilienkaufleute und Geprüfte Immobilienfachwirte (§ 26a WEG, § 7 ZertVerwV⁹). Für die Erlaubnis ist das Zertifikat keine Voraussetzung (BT-Drs. 19/22634, S. 4614). Seit dem 1. Dezember 2023 kann aber jeder Eigentümer verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt. Ausgenommen ist nur die kleine Gemeinschaft mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in der ein Eigentümer selbst Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 48 Abs. 4 WEG⁹). Wie es dazu kam, steht im Abschnitt WEG-Reform.

Lassen Sie sich vor der Wahl Erlaubnis, Versicherungsnachweis und Zertifikat zeigen.